もしあなたが総務の仕事に興味を持っており、どのような特性が求められるのか疑問に思っているなら、この記事がお役に立つかもしれません。
総務という職種に適しているかどうかを知りたい、または仕事選びで後悔したくない方には特に参考になる内容です。
私は中小企業で約5年間、総務として働いた経験があります。
その経験から、総務に最適な人物の特徴をいくつか挙げてみました。
すべての会社が同じではないため、これらは一つの指標としてご利用ください。
総務部の役割とは？仕事内容の全体像
総務についてあなたはどんな印象を持っていますか？
多くの人が「事務的な仕事をする部署」と考えがちですが、実際にはそれだけではありません。
私が実際に働いて感じた総務部門の実態について、少し詳しくお話しします。
総務とは、企業内でのさまざまなサポート業務を担う部門で、日々の業務がスムーズに進むよう裏で多くの仕事をこなしています。
それでは、どのような仕事をしているのか、具体的に見ていきましょう。
総務の見えない努力が支える会社の基盤
総務部門がしっかりと機能しているおかげで、社員は日々の業務に集中できます。
社員にとっては気づかないことかもしれませんが、実は多くの「見えない仕事」が行われています。
たとえば、以下のような業務です。
- 給与や賞与の支払い
- 税金の納付
- 健康保険や厚生年金の手続き
これらは日常的に総務が処理しており、社員は特に意識することなく業務を進めることができます。
社員が「給与計算ありがとう」と感謝することは少ないかもしれませんが、総務の存在がなければ会社の日常は成り立ちません。
常に会社の基盤を支え、感謝されることの少ない総務ですが、総務の貢献は会社運営には不可欠です。
職場を最適化する総務の役割
職場の環境整備は総務部門の大切な業務の一つです。
日常的に快適な職場を維持することで、社員がスムーズに業務を遂行できるようサポートします。
具体的には、以下のような障害が業務を妨げないよう、事前に対策を講じます。
- ソフトウェアは常に最新の状態に更新
- コピー機などの機器は定期的に点検し、故障が起こらないように管理
- 快適な室温を保つための空調システムの維持管理
これらの措置により、予期せぬトラブルによる業務の中断を防ぎます。
総務が行うこれらの裏方作業が、会社全体の生産性を支えています。
総務が支える社員のライフイベント対応
社員が日々の業務に集中できるよう、総務部門はさまざまな生活変化に対応するサポートを提供します。
社員個人の手に負えない複雑な手続きも、総務が確実にフォローします。
たとえば、次のような場合です。
- 社員に子供が誕生した際には、家族手当や保険の扶養手続きをサポート。
- 職務内容が変更された場合には、新しい契約や必要な書類の準備を支援。
総務はこれらのニーズに対応するため、日々の業務を円滑に進めるための資料や情報を整理し、提供します。
これにより、社員は自分の仕事に専念することができ、職場での生産性が保たれます。
スタッフの困りごとをサポートする役割
私の以前の職場は小規模だったため、総務部はまさに「困ったときはまず総務」としての役割を果たしていました。
パソコンのトラブルや不明な手続きなど、日々の小さな問題も総務に頼るのが一般的です。
- パソコンがフリーズした
- 誤ってデータを消去してしまった
- 不要な物の適切な処分方法がわからない
これらは、「わからないことはとりあえず総務に相談」という文化が根付いている証拠です。
たとえ「自分で調べた方が早い」と思うことがあっても、総務としては社員の支援が優先事項です。
何か問題が発生した場合、総務は情報を集め、解決策を提供し、必要であれば専門の業者と連携を取りながら、問題解決に尽力します。
中小企業における総務の多彩な役割
中小企業における総務の職務は、その多様性において大企業と一線を画します。
大企業では人事や経理が専門の部署によって担われることが一般的ですが、中小企業ではこれらの職務が総務の範疇に含まれることが多く、総務担当者は多岐にわたる業務を一手に引き受けることも珍しくありません。
たとえば、人事管理や経理業務も総務の仕事に組み込まれるため、総務担当者は幅広いスキルセットを必要とされます。
場合によっては、総務部門が一人または数人で運営されることもあります。
私自身も過去には課長として、ただ一人の部下と共にこれらの重要な業務を担当した経験があります。
職務の具体的内容は会社の規模や業種によって異なるため、これから総務に進む方は、自身の適性を考慮しながら職務に臨むことが求められます。
総務に最適な11の決定的特徴とは？
ここからは、私自身の経験に基づき、特に中小企業で総務・人事・経理の役割を1人または2人で担当する場合に必要な人物特性について説明します。
中小企業ではこれらの職務を兼務することが一般的であり、そのためには特定のスキルセットが求められます。
総務に必要なコミュニケーション能力
総務としての５年間の経験から学んだことは、何よりもコミュニケーション能力の重要性です。
私自身、コミュニケーションが苦手で、総務職が合っていないと感じたことが何度もありました。
総務は社内の問題解決者として、社員からの質問や悩みに対応するため、親しみやすくアプローチしやすい人物が求められます。
特に中小企業では、経営層との距離が近いため、社長を始めとした上層部とのコミュニケーションも頻繁にあります。
ビジネスシーンでの雑談スキルをはじめ、社内外の人々と効果的にコミュニケーションを取る能力が、総務職には不可欠です。
これらのスキルを持つ人は、総務として非常に向いていると言えるでしょう。
総務職の臨機応変な対応力
総務の職務は常に変化する環境下で行われ、事前に準備したマニュアルだけでは対応しきれない状況が多々あります。
特に災害発生時や社員が直面する緊急の事態では、即座に状況を把握し適切な措置を講じる必要があります。
たとえば、新型感染症の流行時には、多くの企業が急遽リモートワークを導入し、検査キットの確保などで総務部が前面に出ることも少なくありませんでした。
このように、確定された「正解」が存在しない中で、状況に応じて柔軟に対応する能力が総務には求められます。
そのため、状況判断を迅速に行い、規範に縛られずに問題解決ができる人物は、総務として非常に適しています。
総務の多任務能力
総務職では、一つの業務に専念するわけにはいかないことが多く、組織全体のニーズに応じて複数のタスクを同時に進めることが求められます。
一日の計画があっても、上層部からの急な要求や新しいプロジェクトの発生は日常茶飯事です。
「朝は時間があると思っていたのに、気がついたら手一杯でどうしようもない」という状況に陥ることもしばしばです。
このように、想定外の業務が加わることは、総務の職における一つの難しさと言えます。
特に、単一作業に集中することを好む人には、この環境はストレスの源となるかもしれません。
そのため、総務職には自己の業務と他者の業務に効果的に優先順位を設け、複数のタスクを効率良く進めるマルチタスク能力が不可欠です。
社外との活動的な交流
総務の業務は、社内業務に限らず、社外との関係構築にも及びます。
多くの企業では、業界団体への参加や他社とのネットワーキングを重視しており、これらの団体では親睦を深めることや情報交換を目的とした会合が定期的に開催されます。
こうした会合には通常、社長や役員が出席しますが、総務担当者が代わりに参加することも少なくありません。
総務は企業の対外的な窓口の役割を果たすため、外部のイベントや懇親会にも積極的に参加し、企業の顔としての役割を担います。
このため、総務担当者には機動的に動けるフットワークの軽さが求められ、役員や外部との円滑な関係構築ができる人材が非常に重宝されます。
総務に求められる協調性
総務職は、職場の快適さを支える中心的な役割を担っています。
この役職には、周囲への気配りや共感能力が自然と求められ、チーム内の調和を重視する協調性が必要です。
総務の業務を遂行する上で、個人の意見や利益を優先するのではなく、常に社員全体や組織の利益を考慮して行動することが求められます。
また、社員一人ひとりの悩みや職場環境に敏感であり、それに基づいて先手を打って問題を解決する能力が、総務としての信頼を築く鍵となります。
このような性格特性を持つ人物は、総務として非常に適していると言えるでしょう。
企業ルールの厳守
企業において10名以上の社員が働く場合、就業規則の策定が法的に求められます。
これらの規則は企業運営の基本となるものであり、全社員が従うべき重要なルールです。
コミュニケーションの重要性は認めつつも、ルールの遵守には妥協の余地がありません。
総務担当者は、社内の秩序を維持するための責任を担い、規則が確実に守られるよう努める必要があります。
そのため、自身が規則を遵守することはもちろん、違反者には断固たる態度で対応し、必要に応じて適切な注意を行うことが求められます。
このような姿勢が、総務として信頼され、尊敬される基盤となります。
総務の多面的な学習への取り組み
総務担当者には、日々更新される情報を追い続ける必要があります。
具体的には、以下の領域における知識が求められます。
- 各部門の業務進捗や課題
- 業界内の他社の動向と成果
- 法改正や新しい法律の情報
- 業種に関連する最新の話題やニュース
特に法律に関しては、労働法、会社法、税法など、多岐にわたる知識が必要とされます。
すべての法条文を完全に把握することは難しいものの、広い視野で情報を収集し、積極的に学び続ける姿勢が不可欠です。
総務は多くの時間をデスクワークに費やしながらも、他部署との連携を図る役割を担うため、自発的に学ぶ意欲がある人にとっては大きな強みとなります。
書類管理のスキルが総務で役立つ理由
総務部門では、さまざまな種類の書類が日常的に扱われます。
これには社会保険や税務関連、団体加入に伴う文書などが含まれます。
これらの文書を迅速かつ正確に扱うためには、効果的な整理法が必要です。
特に、書類の整理が得意な人は、必要な情報を素早く見つけ出す能力があるため、業務の効率化に大きく貢献できます。
また、ファイリングシステムの設計からセキュリティ対策まで、文書管理のあらゆる面で高い意識を持つことが求められます。
効果的な文書整理は、ただの時間節約以上の利点をもたらします。
整理された環境はミスの低減にもつながり、全体の業務流れをスムーズにします。
また、適切な保管方法を定め、常に整理された状態を保つことで、必要な書類を即座に取り出せる体制を整えることができます。
総務部門に求められるマナーとは
総務職の者は、しばしば社内外のさまざまな人々と対話する機会があります。
このため、優れたコミュニケーションスキルはもちろん、適切なビジネスマナーを身につけることが不可欠です。
これには正しい言葉遣いや礼儀正しい態度が含まれます。
総務が社外との主な連絡窓口となることが多いため、総務担当者の振る舞いは、そのまま会社のイメージと直結します。
たとえば、訪問客への応対や電話対応を担うことが一般的です。
ここでのマナー違反や不適切な態度は、会社全体の印象を損なうリスクがあります。
私も新社会人として働き始めた頃、お客様対応で重大なミスをしてしまい、その結果厳しい指摘を受けたことがあります。
その教訓から、どんなに細かいことでも、社会人としての基本的なマナーを守ることの重要性を日々意識しています。
ビジネスの現場では、誰もが最低限の礼儀とマナーを身につけることが求められますが、総務の役割を担う者には特に、これらのスキルが自然と求められます。
経理の定型業務に適した人物像
経理部門で日々取り組む作業は、給与計算、帳簿の記入、振込操作など、繰り返し行う定型業務が中心です。
これらの作業は、一見単調で地道な努力が求められるため、ルーチンワークに対して抵抗感がある人には困難に感じられるかもしれません。
定型業務は、同じ数字やデータに長時間向き合うことが多いため、それに飽きることなく集中を維持できる人に最適です。
経理業務は、総務の他の仕事と比較して急を要するタスクが少ないのが特徴で、計画的に作業を進めることが可能です。
したがって、繰り返しの業務に対しても地道に取り組むことができる耐久性と集中力を持つ人は、経理の職に適していると言えるでしょう。
このような性質を持つ人は、経理業務の精度と効率を高めることができます。
経理業務の正確性
経理部門は数字を扱う部門であり、作業の正確性が極めて重要です。
少しの計算間違いが、大きなトラブルにつながることもあります。
例えば、給与の計算ミスは直接的に社員の生活に影響を与え、会社の信頼性を損なう可能性があります。
また、売上データの入力ミスが営業の戦略を誤らせることも。
正確な作業を維持するためには、細部にわたるチェックが不可欠で、誤りを繰り返すことは許されません。
忙しい時でも、一つ一つの数字に責任を持って向き合う姿勢が、優れた経理担当者には求められます。
まとめ
この記事を通じて、総務職に最適な人物像についての私の見解を共有してきました。
総務で成功するためには、何よりもコミュニケーション力が重要です。
ただし、もしコミュニケーションが得意でない場合でも、他の能力を活かして補うことが可能です。
私自身、主に経理業務を担当していましたが、コミュニケーションの不得意を、勉強を通じての正確性や専門知識でカバーしてきました。
あなたも自身の強みを生かして総務の仕事に挑戦することができるかもしれません。
この記事が、総務職が自分に合っているかどうかの参考になれば幸いです。
